La qualité de l’accueil téléphonique garantit la réussite de la relation client, quels qu’en soient le domaine et la taille de la structure. Disposer d’une permanence téléphonique bien organisée, disponible et de qualité permet à une structure de soigner son image auprès de la clientèle. Cependant, il est plutôt important de collaborer avec des professionnels du domaine pour faire bénéficier à son entreprise les avantages suivants.
Soigner la relation client et fidéliser les clients
La permanence téléphonique est un service qui se charge de l’optimisation de la relation entre une entreprise et ses clients, ses fournisseurs ou ses partenaires. Il se charge de la réception et de la gestion des appels entrants. Cette entité peut aussi être amenée à renseigner les appelants et répondre à toutes les éventuelles requêtes.
Grâce à la mise en place d’un service dédié, la société sera joignable à tout moment. Elle sera disponible tout au long des journées de travail, et même 7 h/7, sans pour autant entraver la productivité. D’ailleurs, un service de permanence téléphonique a pour mission d’éviter les longues attentes du client et de le dissuader de raccrocher. Chaque appel sera traité efficacement.
Pour le cas d’un centre d’appels par exemple, l’accueil téléphonique est entrepris par une équipe de téléopérateurs bien formés et expérimentés. Leur réactivité et leurs connaissances dans la gestion des appels leur permettent de décrocher rapidement et de répondre efficacement aux demandes. Ce qui assure un service continu garantissant la fidélisation de la clientèle.
Plus de concentration pour les dirigeants et les collaborateurs
Il est souvent impossible pour les dirigeants et ses collaborateurs de répondre au téléphone et d’entreprendre à la fois leur activité initiale. Lors d’une réunion ou d’un rendez-vous professionnel, ils ne pourront pas s’isoler pour prendre les appels tout en consultant leur planning. Ce qui explique certainement l’aspect chronophage de la réception des appels téléphoniques. Chaque entité de la société ne pourra donc pas se focaliser entièrement à leur cœur de métier sans la mise en place d’un service de permanence téléphonique.
Ce service a pour objectif de seconder l’entrepreneur et ses collaborateurs dans l’organisation de leur métier. Il leur évite de répondre aux appels téléphoniques lorsqu’ils sont occupés à d’autres missions. Grâce à une réactivité accrue et à une efficacité sans égale, les téléopérateurs libèrent du temps tout en permettant que les informations soient transmises aux responsables en temps réel.
Cela peut d’ailleurs se faire par SMS ou par internet. En plus de la réception des appels entrants, la gestion de l’agenda des collaborateurs fait aussi partie des attributions d’un prestataire de service d’accueil téléphonique. Cela est bien inscrit dans les engagements sur un logiciel partagé. Toutes les informations associées pourront être consultées par les collaborateurs de la société en temps réel.
Une parfaite maîtrise des coûts associés aux prestations
Les dirigeants qui choisissent de confier la permanence téléphonique de leur entreprise à un prestataire doivent opter pour celui qui dispose d’une bonne organisation et de matériels de qualité. Ce type d’agence est en mesure de remplir les objectifs préétablis dans le cahier de charge. En plus de la bonne qualité des prestations, il est aussi important de mentionner l’intérêt procuré par les coûts des services. En général, avec un devis détaillé, les coûts seront bien visibles.
L’entreprise cliente aura une vision globale des dépenses occasionnées par l’externalisation. Il n’y aura aucune mauvaise surprise. La transparence des comptes est bien garantie. Ce qui permet aux dirigeants d’avoir une maîtrise totale sur les dépenses de leur société. Par ailleurs, ces dernières dépendent souvent de quelques éléments particuliers tels que le nombre d’appels au quotidien, le délai de la réalisation du projet, le nombre de téléopérateurs adapté pour un projet en particulier…